Wie mich die KI in meinen Büroalltag als Führungskraft unterstützen kann.
In diesem Beitrag erfahren Sie:
- Warum wir im Führungsalltag die KI als hybriden Assistent nutzen sollten?
- 10 Beispiele für eine praxisorientierte Nutzung
Warum sollte ich mich mit KI-Assistenten beschäftigen?
Andersherum gefragt, warum soll ich mir als Führungskraft die Arbeit nicht leichter machen? Wie wäre es mit einem Assistenten, der auf Zuruf bereitsteht, mir beim Erstellen und Bearbeiten von Texten oder E-Mails hilft oder mir sachkundige Informationen in einer vorbereiteten Struktur zur Verfügung stellt? Wenn dieser mir jeden Tag eine Stunde oder mehr Zeit sparen könnte und gleichzeitig meine Arbeit noch professioneller machen würde, das wäre doch schon mal was.
Genau hier kann der Einsatz eines hybriden Assistenten, der auf künstlicher Intelligenz basiert, zum entscheidenden Vorteil werden. Es geht nicht darum, den Menschen zu ersetzen, sondern ihn in seiner Rolle und seinen alltäglichen Aufgaben zu entlasten. In diesem Blogartikel zeige ich Ihnen, wie ich persönlich KI als hybriden Assistenten in meinem Arbeitsalltag nutze und welche Vorteile dies bietet.
Was ist ein hybrider Assistent?
Wenn ich von einem „hybriden Assistenten“ spreche, meine ich eine KI, die sich wie ein persönlicher Assistent verhält und mich in meiner alltäglichen Arbeit unterstützt. Die KI agiert nicht isoliert, sondern arbeitet im Dialog mit mir, ähnlich wie ein Mitarbeiter, der bei Bedarf Antworten liefert, Aufgaben übernimmt oder Vorarbeit leistet. Und das ist gar nicht so kompliziert. Im Sprachmodell kann ich sogar einfach mit der KI sprechen.
Das Besondere: Diese Art der Zusammenarbeit ist dynamisch und iterativ. Oft stelle ich der KI eine Frage und erhalte eine erste, grobe Antwort. Diese wird dann durch Nachfragen und gezielte Hinweise weiter verfeinert, bis ich eine zufriedenstellende Lösung habe. Am Ende füge ich meine persönliche Note hinzu – sei es, um die Formulierungen zu schärfen, besondere Nuancen einzufügen oder den Ton auf meine Zielgruppe abzustimmen.
Praktische Anwendungsbeispiele aus meinem Büroalltag
Im Folgenden gebe ich Ihnen einen Einblick, wie ich meinen hybriden KI-Assistenten in der Praxis nutze:
1. Schnelle Texterstellung
Manchmal brauche ich kurzfristig eine gut formulierte E-Mail, die knapp Dinge auf den Punkt bringt. Es reichen ein paar Stichpunkte, und schon hilft mir hier die KI, in kürzester Zeit einen Entwurf zu erstellen, den ich dann gegebenenfalls noch persönlich an meinen Stil anpasse und verfeinere. Oder ich arbeite an einem Bericht und brauche einen gut formulierten Absatz. Auch meinen Stil kann ich der KI beibringen.
2. Vorstrukturierung von komplexeren Themenstellungen
Die KI hilft mir, bei neuen Fragestellungen eine erste Struktur zu erarbeiten. Im nächsten Schritt kann ich gezielt in einzelnen Abschnitten in die Tiefe gehen. So kann ich mich effizient in komplexere oder neuartige Themenstellungen einarbeiten.
3. Analyse und Extraktion aus Texten
Bei langen Dokumenten oder Berichten kann ich der KI Fragen stellen, um gezielt Informationen herauszufiltern. Zum Beispiel: „Was sagt dieser Bericht zur aktuellen Marktentwicklung?“ – So erhalte ich schnell Antworten, ohne stundenlanges Lesen. Man kann sich sogar komplexe Grafiken erläutern lassen. In einem Beispiel wurde bei einer über 100 seitigen Anleitung für eine Maschine, die Antwort für eine spezielle Frage gesucht.
4. Strukturierte Vorbereitung von Meetings
Die KI unterstützt mich bei der Erstellung von Tagesordnungen, dem Schreiben von Einladungen und dem Verfassen von Protokollen. So bleibt mir mehr Zeit für die inhaltliche Vorbereitung und strategische Überlegungen. Ein paar Stichworte reichen.
5. Erstellung von Präsentationen
Da gibt es auch schon gute erste KI-Tools. Man kann sich mit schönen Designs (leider nicht 100%ig mit dem eigenen Design) Präsentationscharts zusammenstellen lassen. Es gibt auch KI-Tools, die aus Text Grafiken erstellen können.
6. Erstellung von Berichten und Zusammenfassungen
Gerade bei Projekten mit einer Fülle von Dokumenten und Informationen erstelle ich mit der KI Berichte, die auf den wichtigsten Erkenntnissen basieren. Die Essenz extrahiere ich dabei nach vorgegebenen Kriterien, was eine enorme Zeitersparnis bedeutet. Man kann ihr auch eine fertige Struktur vorgeben.
7. Recherchen im Internet
Google war gestern. Ich nutze heute Chatgpt oder besser noch perplexity. Sie können ganz andere Fragen stellen und bekommen vor allem viel bessere Ergebnisse.
8. Texte für die Rede zum Jubiläum
Auch kein Problem. Spannend ist die Frage, wie gelingt es mir bei all den schönen Textvorschlägen noch authentisch zu bleiben.
9. Übernahme von Routineaufgaben
Routineaufgaben wie das Extrahieren von Aufgaben und Terminen aus E-Mails oder das Erstellen von sich wiederholenden Standard-E-Mails und Nachrichten überlasse ich dem KI-Assistenten. Das spart Zeit und reduziert Fehler. Mithilfe weiterer Tools können Routineaufgaben vollautomatisiert ablaufen.
10. Bewertung und Analyse von Verträgen und sonstigen Unterlagen
Die KI unterstützt mich bei der ersten Analyse von Verträgen und anderen rechtlichen Dokumenten. Sie ersetzt zwar nicht die Rechtsberatung aber sie identifiziert kritische Punkte, sodass ich anschließend eine fundierte Bewertung vornehmen kann. Das ist schon ein klein wenig aufwendiger, da ich der KI erst den entsprechenden Kontext zur Verfügung stellen muss.
Fazit: Ein hybrider Assistent für die Zukunft
Trotz all dieser Vorteile darf eines nicht vergessen werden: Die KI ist ein Werkzeug, das ich gezielt einsetze, um meine Arbeit effizienter zu gestalten. Die letzte Entscheidung und die finale Ausarbeitung liegen immer bei mir. Die KI ist hier ein hybrider Assistent, der in meinem Auftrag handelt.
Die Integration von KI in den Arbeitsalltag bietet enorme Chancen – nicht nur für IT-Leiter, sondern für alle Führungskräfte, die unter hohem Druck stehen und in ihrem Arbeitsalltag effizient und zeitsparend handeln wollen.
Nutzen Sie die Möglichkeiten, die Ihnen moderne KI-Tools, wie zum Beispiel ChatGPT, Claude, Gemini oder Microsoft Copilot bieten, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: Ihre Führungsaufgabe, die Ihren Bereich oder Ihr Unternehmen voranbringt.
Haben Sie Fragen zum Einsatz von KI in Ihrem Arbeitsalltag?
Ich unterstütze Sie gerne bei der Einführung und optimalen Nutzung dieser Technologie. Gerade bei den ersten Schritten ist es hilfreich, jemanden an seiner Seite zu haben.
In diesem Beitrag erfahren Sie:
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- 10 Beispiele für eine praxisorientierte Nutzung
Das richtige Prompten
Für die KI gilt der klassische Grundsatz „Shit in – Shit out“. Der richtige Auftrag mit dem richtigen Kontext verschafft Ihnen wertvolle Ergebnisse. Die KI bleibt da stets geduldig,
Bilderzeugung mit KI
Das Bild in diesem Beitrag wurde mit Chatgpt erzeugt. Der Prompt war ganz einfach: Zeichne mir ein Bild für eine Werkzeugkiste KI. Nutze dabei die Farbe #f27500. Die Grafik soll ja zu meinem Farbkonzept passen.
Halluzinieren
Das ist der gängige Begriff dafür, dass manchmal die KI kreative Inhalte erfindet. Es ist daher ratsam, geschriebene Texte kritisch zu hinterfragen.
KI-Style
Manchmal hat man das Gefühl der Text erscheint wie aus einer etwas übertriebenen Marketing-Broschüre. Gute Journalisten sagen, sie könnten sofort erkennen, ob ein Text mit KI geschrieben wurde.
Was auch stimmt – ist, das Sie die KI trainieren können in Ihrem Stil zu schreiben.
Diser Text ist hybrid entstanden
Dieser Text wurde in enger Zusammenarbeit mit der KI geschrieben. Der meiste Inhalt und die Strukturierung stammt von mir. Der Textfluss wurde durch die KI unterstützt. Übrigens habe ich dabei das Canvas-Modell von Chatgpt genutzt.